Weer een dag van meeting naar meeting gerend. Weer een dag waarop je continue gestoord bent door prikkels van langslopende collega’s en binnenkomende mailtjes. Weer een dag waarop je gestuurd bent door je agenda. En toen kwam er ook nog een pandemie om de hoek kijken. We hebben ons fysieke werk naar een digitale omgeving verplaatst, wat in veel aspecten aardig is gelukt. Maar de prikkels zijn er niet minder op geworden. De grote stroom aan Teams, Slack of Skype berichtjes en de vele video calls die ook digitaal uitlopen slokken veel van onze tijd op.
Herkenbaar? Met jou waarschijnlijk ook voor vele anderen. Dit kan anders; door tijd en plaats onafhankelijk te werken. Het is tijd om de stap van fysiek naar digitaal door te zetten naar een volgend niveau: asynchroon werken. Maar voor die stap te maken, eerst een stapje terug in het verleden.
Waar komt het 9 tot 5 werken eigenlijk vandaan?
Veel gewoontes die we hebben stammen af uit een ver verleden. Zo ook onze werkdagen. Voor en rond het jaar 1800 werkten we allemaal thuis. We ploegden ons land en voedden onze dieren. We werkten op de tijdstippen dat het ons uit kwam, of dat ons land de hoogste effectiviteit had. Met de komst van de industriële revolutie veranderde dat. De eerste industrie ontstond met bijbehorende grotere dorpen om arbeiders te huisvesten. We werkten samen aan een productielijn, die alleen functioneerde als we er met zijn allen op hetzelfde tijdstip aan stonden. Men ging op zoek naar een goed tijdstip om iedereen tegelijkertijd te verwachten, waarop de 9 tot 5 tijden en de maandag tot vrijdag werkweek ontstonden.
‘Backward looking’ gewoontes
Maar dat was in de tijd waarop we geen digitale communicatiemiddelen hadden. We moesten fysiek bij elkaar zijn om het werk te kunnen verzetten. Met de huidige middelen tot onze beschikking, zijn kantooruren gerust ‘backward looking’ te noemen; gebaseerd op een gewoonte uit het verleden zonder rekening te houden met de mogelijkheden van vandaag.
Een ander mooi voorbeeld van ‘backward looking’ gewoontes zijn de schoolvakanties. Twee maanden vrij waarop ouders alles op alles moeten zetten om de kinderen al die tijd te vermaken, wat ten koste gaat van de (productie)economie in de zomermaanden. Waarom we die hebben? De zomervakantie zoals we die kennen, bestaat al sinds 1830. Kinderen moesten toen in de zomer meehelpen met de oogst op het land van hun ouders, hierop is het schoolrooster ingericht. Nicholas Bloom vertelt er geanimeerd over in zijn TEDx Talk.
(A)synchrone afweging
We werken tegenwoordig niet óf synchroon óf asynchroon, vaak is het een combinatie van beiden. Als Strategiemakers hebben we de balans en de stappen die je als organisatie in deze balans kan maken, hieronder geïllustreerd. Hoe hoger op de schaal, hoe meer ‘meeting-loze’ tijd er is en hoe meer vrijheid er geboden kan worden om op afstand te werken. We zijn zelf al volop aan het experimenteren om in hogere lagen te komen met bijvoorbeeld een digitale stand-up chatbot in plaats van onze fysieke stand-ups, het opnemen van update calls voor het terug kunnen kijken op een eigen moment, en door veel te werken met threads in onze communicatietool, zodat iedereen de tijd heeft om de content tot zich te nemen en daar een eigen mening op kan formuleren. We zullen daar in de komende blogs uiteraard tijd en aandacht aan wijden.
(A)synchroon werken in 6 vergelijkingen
Nogmaals, het gaat om een balans tussen synchroon en asynchroon. Om een indruk te geven van hoe dat eruitziet, hebben we een vergelijking getrokken op 6 onderdelen. Zie het als een soort Agile manifesto. Beide kanten van het spectrum hebben waarde. Bijna alle bedrijven hanteren een grotendeels synchrone manier van werken, maar in veel gevallen kan er meer voordeel gehaald worden uit de kant van het asynchrone werken.
Voordelen van (meer) asynchroon werken
Naast uiteraard het overduidelijke voordeel van een positieve impact op onze aarde door minder woon-werkverkeer, profiteren zowel werknemer als werkgever van (meer) asynchroon werken (o.a. onderzocht door onderzoekers van de Harvard Business School). In onze volgende blogs gaan we daar verder op in, maar hier alvast een tipje van de sluier:
Voor de werkgever
- Verlaging van kosten van kantoorruimte
- Verlaging van reiskosten
- Meer inclusieve organisatiecultuur
- Grotere poule aan potentiële werknemers (minder locatie gebonden)
- Hogere productiviteit van werknemers
Voor de werknemer
- Meer autonomie in het indelen van de eigen werktijd
- Betere balans werk/privé mogelijk
- Meer tijd voor ‘deep’ work
- Meer vrijheid en daarmee meer (werk) geluk
De beste resultaten zijn te behalen wanneer werknemer tot op zekere hoogte zelf een keuze kan maken in waar en wanneer hij of zij werkt. Die autonomie boekt naast de beste resultaten voor werkgever, ook het meeste geluk voor de werknemer. Daniel Pink heeft daar uitgebreid over geschreven in zijn boek Drive.
Wil jij ook de shift maken?
Benieuwd naar wat asynchroon werken voor jouw organisatie kan betekenen? En welke voordelen het in jouw specifieke context op kan leveren? Wij denken graag met je mee! Bel of mail ons en houdt onze volgende blogs scherp in de gaten.
