Drie unieke kenmerken van [a]synchroon werken

Dat organisatieland aan trends onderhevig is, dat is niets nieuws. Denk maar eens aan de bewegingen binnen projectmanagement van de afgelopen jaren: prince2, lean management, agile werken. Of naar de opkomst van organisatievormen als zelfsturing en holacracy. De aanleiding is altijd om slimmer, efficiënter en effectiever (samen) te werken. Dat maakt dat de kern van deze manieren van werken of organiseren niet zo wezenlijk verschilt. En toch zitten er belangrijke nuance verschillen in. Vanuit Strategiemakers signaleren we de volgende beweging: asynchroon werken. Waarin verschilt het asynchroon werken met voorgaande trends? 

[A]synchroon werken

Het klinkt in eerste instantie misschien wat ingewikkeld in de oren, maar het principe is vrij eenvoudig. Wanneer een organisatie asynchroon werkt betekent het dat niet al het werk gelijktijdig wordt gedaan. Dat is geen doel op zichzelf. Je maakt per organisatie, per team, per (externe) samenwerking, een bewuste afweging welke gezamenlijke taken je synchroon of asynchroon met elkaar oppakt. Op deze manier kun je als organisatie meer tempo maken, je klanten beter bedienen, reistijd verlagen, het werkgeluk van medewerkers vergroten, enzovoorts. Over de voordelen van asynchroon werken lees je in deze blog meer.

Unieke kenmerken

Kijkende naar andere trends van de afgelopen jaren dan ligt [a]synchroon werken in dezelfde lijn. Het doel is altijd om slimmer, efficiënter en effectiever (samen) te werken. En toch zien wij [a]synchroon werken als ‘the next step’. We onderscheiden drie unieke kenmerken die alle drie nu momentum hebben om door te breken binnen bedrijven. We lichten ze hieronder toe.

1. Radicaal anders omgaan met werk

Wanneer asynchroon werken echt wordt omarmd heeft iedere medewerker de gelegenheid om kritisch te kijken naar de indeling van zijn of haar werktijd. Ben je ’s avonds productiever dan in de ochtend? Wil je iedere middag bij je kinderen zijn wanneer ze uit school komen? Of kijk je per week naar de resultaten waaraan je je hebt gecommitteerd en deel je op basis daarvan je werkweek in? Asynchroon werken gaat verder dan een uurtje eerder beginnen om de files te vermijden of ’s avonds het uurtje inhalen omdat je ’s middags naar de tandarts bent gegaan. 

Het gaat ook niet over het imiteren van een werkdag op kantoor wanneer je thuis werkt, maar naar het op een andere manier indelen van je team op basis van het soort werk waar je mee bezig bent. Denk bijvoorbeeld aan momenten die je reserveert voor ‘deep work’ of het beantwoorden van mails en telefoontjes. Dit vraagt ook nauwe afstemming binnen teams, zeker wanneer je bijvoorbeeld samen verantwoordelijk bent voor klantcontact of andere (tijdsgebonden) dienstverlening. Het vraagt ook dat we meer tijd gaan creëren voor dit soort momenten. Niet nu alle meetings klakkeloos digitaal organiseren, maar nadenken hoe een optimale fysieke/digitale werkdag eruit ziet.

2. Ontlasten van het milieu

Een belangrijk economisch voordeel van bijvoorbeeld de trend ‘Het Nieuwe Werken’ van een aantal jaren geleden was de verlaging van reiskosten zodra iedere medewerker ervoor kiest om een dag per week thuis te werken. Met asynchroon werken wordt een veel fundamenteler gesprek gestart, namelijk het drastisch verlagen van CO2-uitstoot door het verlagen van reiskilometers en het verminderen van files ter verbetering van het milieu.

De ‘Anders reizen’ coalitie is hier een mooi voorbeeld. Al sinds 2015 maakt deze coalitie, bestaande uit 50 grote bedrijven, zich hard om de CO2 uitstoot van zakelijk reizen in Nederland te halveren. In hun recente persbericht stellen ze dat “nú het moment is om door te pakken en werken onafhankelijk van plaats en tijd te verankeren in het nieuwe duurzame normaal”.

Een ander gevolg van asynchroon werken kan zijn dat bedrijven besluiten geen fysiek kantoor meer aan te houden, maar veel meer gebruik gaan maken van meerdere, flexibele office spaces. Het zou een logisch gevolg zijn van de oproep die bijvoorbeeld Facebook deed aan haar medewerkers om permanent remote te werken. Op die manier maken bedrijven efficiënter en bewuster gebruik van ruimte en dat heeft een gunstig effect op het milieu.

3. Inclusieve organisatiecultuur

Asynchroon werken gaat hand in hand met asynchroon communiceren. Met asynchrone communicatie geef je de ander de gelegenheid te antwoorden op het moment (en de plek) wanneer het hem of haar het beste uitkomt. Je respecteert elkaars tijd en focus. Organisatiebrede onderwerpen worden het best asynchroon gecommuniceerd, zodat de medewerkers die vanuit huis werken zich net zo betrokken voelen als de medewerkers die vanuit kantoor werken. Iedereen krijgt op dezelfde manier en hetzelfde soort informatie tot zich en heeft gelijke kansen om hierop te reageren. Kortom, asynchroon communiceren is een inclusievere vorm. Extra belangrijk nu we in de nabije toekomst nog niet met z’n allen tegelijk naar kantoor mogen. Hoe zorgen we er dan voor dat thuiswerkers zich niet buiten de boot voelen vallen?

Een mooi voorbeeld is Basecamp. Zij hebben een communication guide opgezet met 30 vuistregels. Een van deze principes laat de kracht zien van asynchrone communicatie:

Speaking only helps who’s in the room, writing helps everyone. This includes people who couldn’t make it, or future employees who join years from now.

Asynchroon werken heeft dezelfde aanleiding als eerdere trends in (samen)werken en organisatievormen, maar heeft ook kenmerken waarin het juist uniek is. Er is momentum om radicaal anders om te gaan met werk, serieus actie te ondernemen om het milieu te ontlasten en steeds meer te streven naar een meer inclusieve organisatiecultuur. Welke bedrijven gaan hierin voorop lopen en het goede voorbeeld geven?