SAMEN NAAR EEN TOEKOMSTBESTENDIGE ORGANISATIE
Wij hebben de onderzoeksafdeling van een multinational op het gebied van voedingsmiddelen geholpen om hun organisatie toekomstbestendig te maken. Toekomstbestendig maken door samen een nieuwe manier van werken te ontwikkelen waarin teams meer impact kunnen maken door sneller voortgang te boeken en te werken aan de strategische prioriteiten. Vanwege de coronacrisis hebben we dit volledig online gedaan via digitale werksessies en online coaching momenten.
DE VRAAG AAN STRATEGIEMAKERS
De klant worstelt met een aantal uitdagingen waar ze een oplossing voor zoeken. Ze merken dat teams vrijwel al hun tijd kwijt zijn aan ad-hoc verzoeken en weinig tijd kunnen besteden aan overkoepelende, strategische projecten. Hierdoor maken ze voor hun gevoel niet genoeg impact en komen ze er nauwelijks aan toe om hun eigen diensten en processen te vernieuwen. De vragen die ze aan ons stellen:
- Hoe brengen we in onze dagelijkse besturing en werkzaamheden genoeg aandacht aan voor de strategische prioriteiten?
- Hoe kunnen we een nieuwe manier van werken ontwikkelen zodat iedereen binnen de organisatie meer impact kan maken en het meeste uit zichzelf kan halen?
- Hoe kunnen we deze manier van werken baseren op agile principes, zodat we leren om efficiënt en effectief samen te werken en kortcyclisch bij te sturen waar nodig?
ONZE AANPAK
Onze aanpak bestaat uit twee onderdelen:
- Ontwerpen van een nieuwe governance die de organisatie kortcyclisch de mogelijkheid biedt om strategische doelen te bepalen en te prioriteren
Hierbij ontwerpen we een nieuwe ritmiek waarbij het team elk kwartaal hun belangrijkste projecten bepaalt. Daarnaast helpen we om kleine, haalbare doelen te stellen om dat kwartaal af te ronden. Deze doelen worden vervolgens opgedeeld in kleinere acties en verdeeld over het team. Naast deze kwartaalsessie helpen we het team om wekelijks de voortgang op deze acties te bespreken. Onze rol als Strategiemakers hierbij is om op basis van de context en doelen van de organisatie een passende governance te ontwerpen. Daarnaast coachen we het team op basis van onze voordoen – samendoen – zelf doen principes, waarin we het team leren om zelfstandig deze ritmiek voort te zetten.
- Starten met een agile projectteam om te leren en experimenteren met een nieuwe manier van werken die het team helpt om meer impact te maken
We beginnen hierbij met één project en een passend, multidisciplinair team. Door met één team en project te starten leren we snel wat wel en niet werkt. Met dit team stellen we eerst de doelen vast voor de komende periode. Deze doelen zijn zowel gericht op de inhoud als op het proces – wat wil het team leren en bereiken met deze nieuwe manier van werken? Vervolgens helpen we om de rollen binnen het team te verdelen en een passende agile ritmiek te ontwerpen. De manier van werken is gebaseerd op scrum methodieken. We kijken hierbij naar de context en omgeving van het team en implementeren een werkwijze die goed bij ze past.
Het team helpen we om per sprint van 3 weken kleine doelen te stellen en een duidelijke taakverdeling te maken. Tijdens de sprint werken ze samen aan hun doelen en aan het einde van de sprint presenteren ze het werk dat af is in een sessie met stakeholders. Deze review sessies zijn een manier voor het team om snel feedback op te halen op hun werk zodat ze continu dingen ontwikkelen die aansluiten bij de wensen van de stakeholders.
RESULTAAT
Na 3 maanden van samenwerken heeft de organisatie deze stappen gezet:
- Ze breken grote doelen op in kleinere stappen en hebben geleerd snel te starten met de uitvoering. Zo zetten ze continu kleine stappen, met het oog op het grotere doel.
- Lange meetings waarin veel werd gepraat zijn vervangen door effectieve werksessies, waarin het team in kleinere groepjes aan de slag gaat om hun acties van die sprint af te maken. Zo krijgen ze meer gedaan in korte tijd.
- De stakeholders staan dichterbij bij hun werk door de regelmatige reviews en validatiesessies. Het team heeft geleerd om elke keer kleine resultaten aan ze te presenteren en hiermee feedback op te halen voor de volgende stappen.
- Het team leert om in kleine stapjes hun product te verbeteren en snel dingen live te brengen. Elke stap is een verbetering en brengt nieuwe waarde, en dingen hoeven nog niet 100% perfect te zijn voordat het werkt.
- Ze zijn een voorbeeldrol als agile projectteam voor de rest van de organisatie. De lessen die het team leert over wat wel en niet werkt in hun context zijn waardevolle informatie om te bepalen hoe deze werkwijze ook bij andere teams geïmplementeerd kan worden.
