We kennen de Gemeente Amsterdam als de eerste stad die ‘de donut’ heeft omarmd met ambitieuze doelstellingen op het gebied van duurzaamheid. Een kleine greep:

• in 2030 is de stad Amsterdam volledig uitstootvrij
• in 2040 is de stad aardgasvrij
• in 2050 is de stad klimaatadaptief, klimaatneutraal, en circulair.

Een stevige ambitie, die had geleid tot veel initiatieven en programma’s waardoor de afdeling Duurzaamheid afgelopen jaren hard was gegroeid. Dat maakte het steeds lastiger om de samenhang te bewaken. Bovendien verdient het goede werk een structurele, vaste plek in de organisatie om duurzaamheid aan te jagen, binnen het gemeentehuis en, vooral, in de stad.

Visie op je rol

Het vormen van een afdeling van 150-200 medewerkers begint met het formuleren van een missie en visie op de rollen die de nieuwe afdeling Duurzaamheid wil spelen. Het creëert verbinding en gezamenlijkheid. 

We deden dit door middel van het beschrijven van zes rollen, zoals Strateeg, Regisseur, Beleidsvormer, Motivator, Ontwikkelaar, en Verbinder. Geïnspireerd door de 7 rollen voor sustainable succes, en rekening houdend met het complexe ecosysteem binnen en buiten de Gemeente legden we zo de basis voor het organisatieontwerp. 

Ontwerp van de organisatie 

Vanuit diverse ontwerpen viel de keuze op een structuur die recht doet aan de belangrijkste duurzaamheidstransities van de stad en haar bewoners: duurzame energie, circulaire economie en groene, gezonde stad.

Waarna we aan de slag konden met het ontwerp van de teams. Denk aan doelstellingen, kerntaken, teamindeling, rollen, en functie-overgangsmatrix. We keken niet alleen naar welke teams je vormt, maar hielden in het ontwerp al rekening met dwarsverbanden met andere teams en afdelingen, bijvoorbeeld bij projecten en programma’s die dwars door teams en de keten heen lopen. 

Stimuleren samenwerking

We beoogden een ontwerp dat samenwerking op een typisch Amsterdamse manier stimuleert: vanuit gebruikers, participatief, en vernieuwend met focus op duurzame impact. Om dit  extra vaart mee te geven, maakte we een bingo kaart met ‘nudges’. Dit zijn kleine oefeningen en vragen om het bewust nadenken over goede vormen van samenwerking te stimuleren. Een voorbeeld nudge: zet alle projecten van je team op een rijtje en geef een score voor de mate waarin de gezamenlijke doelstelling (met andere teams) duidelijk is.

Digitaal werken

De corona pandemie maakte ons werk veelal via video en digitale whiteboards (Mural). Van ontwerpsessies met een kleiner kernteam tot interviews en interventies. We ontwikkelden een aanpak van gezamenlijke digitale werksessies met breakout rooms, gecombineerd met individuele uitwerktijd en (externe) validaties.

Met een goede voorbereiding leek digitaal samenwerken de betrokkenheid soms zelfs te versnellen, tot alle niveaus in de organisatie. Zo wisten we in enkele weken in zes carrousel sessies met 20-30 deelnemers per sessie  de missie en visie te verrijken en valideren. Digitale whiteboards maakten het mogelijk om snel op elkaar voort te bouwen.

Met als resultaat enthousiasme over waar de afdeling Duurzaamheid voor staat en samen aan werkt. En dat is de impact waar we het voor doen.