In december 2016 lanceert Strategiemakers haar squares en circles. Onze manier om met een groeiende organisatie slagvaardig en wendbaar te blijven. Met dit maandelijkse blog delen we wat we leren van dit spannende experiment.
WAAROM AGILE ORGANISEREN?
In 2015 en ’16 is Strategiemakers enorm hard gegroeid. Met zelfs een FD Gazelle als resultaat. Om verdere groei mogelijk te maken is het team flink uitgebreid. Super leuk die groei. Maar het zorgt ook voor groeipijn. Want hoe blijven we als bedrijf ondernemend en wendbaar? En hoe zorgen we voor een betrokken en gemotiveerd team? Dit vraagt om verandering in de manier waarop wij onszelf organiseren. Dat is een zoektocht.
HOE KIES JE EEN STRUCTUUR?
Het kiezen van een nieuwe structuur gaat eigenlijk om twee vragen:
- Hoe verdeel je werk over het team?
- Hoe zorg je dat je het werk van de verschillende teams coördineert?
We zijn allemaal opgevoed met het idee dat het efficiënt is om taken zo klein mogelijk te maken en deze vervolgens te verdelen over verschillende specialisten. Het idee is dat je daardoor de taak steeds beter en sneller kan uitvoeren. Bepaalde mate van specialisatie is natuurlijk reuze handig maar als je om je heen kijkt zie je wat er gebeurt als je hierin doorschiet. Medewerkers raken onderverdeeld in functionele silo’s die nauwelijks contact hebben met elkaar, het grootste deel van de medewerkers heeft geen idee welk doel hun werk dient en de klant raakt steeds verder uit beeld. Om de inspanningen van al deze medewerkers te coördineren wordt er al snel teruggegrepen op een top down structuur van hiërarchische lagen, regels, budgetten. Het gevolg: een overmaat van bureaucratie, een grote interne staf en een naar binnen gekeerde organisatie. Niet bepaald agile en zeker geen aantrekkelijk perspectief.
De voorbeelden hoe het anders kan zijn bekend. Van Zappos tot Spotify en het Nederlandse Buurtzorg. In de kern keren steeds drie thema’s terug in het ontwerp van deze organisaties:
- Het belang van autonomie voor motivatie en innovatie
- Ruimte voor verandering moet ingebakken zijn in de structuur
- Een sterke gedeelde visie is de meest effectieve vorm van coördinatie
ONS ANTWOORD: CIRCLES & SQUARES
Voor ons eigen ontwerp van een agile organisatie hebben we verschillende ideeën gebundeld tot een manifesto waarin onze structuur wordt uitgelegd. Vanaf nu werken we in squares en circles.
1. AUTONOMIE
Wij geloven in de kracht van autonome teams, dit is dan ook het startpunt van onze nieuwe structuur. We hebben twee soorten teams. De squares vormen het fundament van ons bedrijf. Deze zijn ingericht op basis van de strategische thema’s waarin we ons onderscheiden: (1) Strategie; (2) Organisatie; (3) Innovatie en (4) de Strategiefabriek. Squares zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen van kennis en nieuwe proposities waarmee we onze klanten blij maken. Circles zijn bedoeld voor interne activiteiten zoals het bouwen aan onze website, het vinden en inwerken van nieuwe collega’s en een passende communicatiestrategie. De teams zijn autonoom in het maken van keuzen. Vorderingen en hulpvragen delen we tijdens review sessies waarin de verschillende teams vertegenwoordigd zijn.
2. STRUCTUUR IS EEN BEGINPUNT, GEEN EINDPUNT
Flexibiliteit is ingebakken in onze structuur. Dat gebeurt op twee manieren. Allereerst hebben we ervoor gekozen om te denken in rollen in plaats van functies. Dit idee hebben we van Holocracy geleend. Het belangrijke gevolg hiervan is dat mensen niet samenvallen met het werk dat ze doen. Hierdoor kan het prima gebeuren dat een bepaalde rol verandert of verdwijnt zonder dat dit betekent dat een teamlid moet vertrekken. Daarnaast geeft het ruimte aan ons allemaal om steeds die dingen te doen waar we blij van worden. Omdat we iets nieuws willen leren of juist omdat we ergens nog beter in willen worden. Zo worden we uitgedaagd om ondernemend te zijn.
Naast flexibele rollen zijn de squares en circles zelf ook flexibel. Wij zijn het met Laloux eens dat het belangrijk is om ons bedrijf te zien als een levend geheel waarbij de teams veranderen op basis van de ervaringen met klanten. Dit betekent dat de purpose van onze teams kan veranderen en dat het er ook toe kan leiden dat bepaalde teams ophouden met bestaan als we zelf niet meer enthousiast zijn over het onderwerp.
3. GEDEELDE VISIE
De eerste week van januari hebben we met het hele team twee dagen besteed om de squares in te richten en te lanceren. Het bracht ontzettend veel energie en een duidelijke gedeelde focus. De squares hebben ieder een purpose geformuleerd en aan de hand daarvan keuzen gemaakt over nieuwe proposities en acquisitie. Deze purpose is vervolgens vertaald naar een set van Objective & Key Results (OKR’s) die de leidraad vormen voor het komende jaar. Kortom geen dikke plannen maar een gemotiveerd team met duidelijke focus en een gedeelde ambitie om heel snel te leren.
Het belangrijkste inzicht tot nu toe: probeer niet het perfecte ontwerp te vinden, dat bestaat namelijk niet. Kies een startpunt en zorg dat je de flexibiliteit houdt om steeds weer verder te ontwikkelen.
2017 kom maar op!
